Privatiser son food truck :
du devis à l’acompte.

De la demande au jour J, en quatre temps

Chaque prestation suit le même chemin. Ce qui change d'un truck à l'autre, c'est le nombre d'outils qu'il faut ouvrir pour le parcourir : une messagerie, un tableur, un logiciel de facturation, un terminal. Dans Eatch, tout se passe dans l'app où vous tenez déjà votre caisse et votre carte.

Ce que doit contenir un devis de privatisation

Le client compare souvent plusieurs trucks. Celui qui répond vite, avec un devis lisible, part avec une longueur d'avance. Un devis clair dit :

• Ce que mangent les convives, avec un prix par personne : 120 formules à 16,50 € se lisent mieux qu'un total de 1 980 €.
• Ce qui entoure la prestation : déplacement, installation, boissons, sur des lignes à part.
• Le total HT, la TVA et le total TTC. Dans Eatch, chaque ligne porte sa catégorie et la TVA se calcule seule ; vous ne tapez jamais un taux.
• Une date limite. Sans elle, un devis vous engage indéfiniment sur des prix qui auront bougé. Par défaut, un devis Eatch vaut 30 jours.
• L'acompte et les conditions d'annulation, écrits en toutes lettres.

Le devis part avec un lien que le client ouvre sur son téléphone, et en PDF pour ceux qui veulent l'imprimer. S'il ne répond pas, il reçoit un rappel trois jours après l'envoi, puis deux jours avant la date limite ; vous êtes prévenu à chaque rappel.

Acompte ou arrhes : ce que dit votre devis

Les deux mots se ressemblent, pas leurs effets. Avec des arrhes, chacun peut se dédire : le client en les perdant, le professionnel en les rendant au double. Un acompte engage fermement les deux parties, et ce qu'il devient en cas d'annulation dépend de ce qu'écrit le devis.

Face à un particulier, une somme versée sans précision vaut arrhes (article L214-1 du Code de la consommation). Le plus sûr est donc de l'écrire. Quand un acompte est demandé, les conditions des devis Eatch disent, en toutes lettres :

• qu'il s'agit d'un acompte et non d'arrhes ;
• que le client peut annuler sans frais jusqu'à 15 ou 30 jours avant la prestation, selon votre choix, l'acompte lui étant alors remboursé en totalité. Vous pouvez aussi n'accorder aucune annulation sans frais : l'acompte vous est alors acquis dès l'acceptation ;
• que passé ce délai, l'acompte vous reste acquis à titre d'indemnité, et qu'aucune autre somme n'est due ;
• que si c'est vous qui annulez, vous remboursez l'acompte et versez une indemnité du même montant.

Ce dernier point n'est pas une faveur : une clause qui laisse le professionnel garder l'argent du client sans engagement symétrique est présumée abusive face à un particulier. Le texte est figé sur le devis au moment de l'envoi : le client accepte exactement ce qu'il a lu.

Le jour J : servir sans encaisser

C'est le moment le plus flou d'une privatisation. Les invités font la queue comme à un marché, et personne ne sait qui doit payer quoi. Dans Eatch, une fois la prestation placée dans votre planning, vous posez sur les tables une affiche avec un QR code et le nom de celui qui offre : la raison sociale d'une entreprise, ou « vos hôtes » pour un particulier.

Les invités commandent sur votre carte habituelle, sans payer. Les commandes arrivent chez vous comme les autres, rattachées au devis. Votre site n'annonce pas la prestation, et son adresse ne sort nulle part. Si la soirée déborde, vous coupez les commandes des invités d'un geste.

Après le service, le bilan de la journée vous dit ce qui a été servi. Et comme ces commandes sont réglées par le devis, elles ne passent pas au journal de caisse : votre Z ne compte pas deux fois le même argent.

Ce qu’Eatch ne fait pas

• Pas de carte spéciale pour l'événement. Les invités commandent sur votre carte habituelle.
• Pas de plafond par invité. Seul votre stock limite ce qui se commande ; c'est à vous de couper les commandes quand il le faut.
• Pas de conseil juridique. Le modèle de conditions est le même pour tous les trucks. Pour un contrat sur mesure, un juriste reste la bonne adresse.

Les demandes arrivent par le site du truck, et les invités commandent comme en click and collect. Pour l'ensemble, le guide du logiciel.